Das Lastenheft ist das wichtigste Dokument vor der ERP-Auswahl. Es beschreibt, was das System leisten soll, nicht wie. Ein gutes Lastenheft spart später Nachträge, Streit mit dem Dienstleister und teure Umbauten.
Lastenheft oder Pflichtenheft?
Das Lastenheft formuliert Ihre Anforderungen als Auftraggeber. Das Pflichtenheft beschreibt, wie der Anbieter oder Dienstleister diese Anforderungen umsetzt. Erst kommt das Lastenheft, dann das Pflichtenheft.
Was ins Lastenheft gehört
- Ausgangslage und Ziele: Was soll sich durch das Projekt verbessern, und woran messen Sie das?
- Prozesse: die wichtigsten Abläufe (zum Beispiel Auftrag bis Rechnung, Einkauf, Lager, Retouren) mit Ausnahmen und Sonderfällen
- Funktionale Anforderungen: geordnet nach zwingend, wichtig und wünschenswert
- Daten: Datenmengen, Qualität der Bestandsdaten, was migriert werden muss und was nicht
- Schnittstellen: Shop, Marktplätze, Buchhaltung, Logistik, Zahlungsanbieter
- Nichtfunktionale Anforderungen: Performance, Verfügbarkeit, Datenschutz, Rollen und Rechte
- Rahmenbedingungen: Budget, Zeitplan, Betrieb und Hosting, Verantwortlichkeiten
- Abnahmekriterien: Wann gilt eine Anforderung als erfüllt?
Fehler, die Sie vermeiden sollten
- Lösung statt Anforderung: „Wir brauchen Feld X“ ist keine Anforderung. „Wir müssen Preise je Kundengruppe hinterlegen“ ist eine.
- Zu vage: „schnell“ oder „einfach“ lässt sich nicht abnehmen. Nennen Sie überprüfbare Werte.
- Sonderfälle vergessen: Gerade Ausnahmen treiben den Aufwand. Sammeln Sie sie mit den Fachabteilungen.
- Alles ist wichtig: Ohne Gewichtung lässt sich nicht priorisieren und nicht verhandeln.
- Daten ausgeblendet: Schlechte Bestandsdaten sind einer der größten Aufwandstreiber bei jeder Migration.
So gehen Sie vor
- Interviews mit den Fachabteilungen und Workshops zu den Kernprozessen
- Anforderungen sammeln, gruppieren und priorisieren
- Lastenheft mit den Beteiligten abstimmen und freigeben
- Anbieter und Dienstleister auf Basis des Lastenhefts um Angebote bitten
Das Lastenheft ist die Grundlage für die ERP-Auswahl und für den Vergleich von Dienstleistern. Wer es sauber erstellt, erkennt Angebote, die wesentliche Punkte nicht abdecken.
Transparenzhinweis: Mathias Goldhan ist Geschäftsführer der HQ GmbH, die ERP- und Shop-Projekte technisch umsetzt. Dieser Beitrag beschreibt den Prozess unabhängig davon; Ihre Umsetzung können Sie frei vergeben.
Wir unterstützen bei Bedarfsanalyse und Lastenheft. Mehr dazu: IT-Beratung & Strategie.